Como escrever melhor - Algumas dicas

Como escrever melhor - Algumas dicas

Nos tempos modernos é muito importante escrever bem. Escrever bem é saber expressar idéias clara, rápida e persuasivamente. Uma boa redação revela a capacidade de raciocínio e esforço pessoal - mesmo para aqueles que têm mais facilidade.

Mas atenção: além de ter redação própria é preciso saber utilizar os processadores de textos, que possuem inúmeros recursos, tendo em vista que a quase totalidade das empresas está plenamente informatizada. Conhecimentos de informática, principalmente sobre gravação de arquivos, organização de pastas de trabalho, cópias de segurança (backup), impressão de documentos, tipos diferentes de formatação, são condições essenciais!
Tenha em mente que o tempo do leitor é limitado

· No trabalho, lembre-se de revisar seus documentos antes de encaminhá-los para os seus chefes imediatos. O mesmo cuidado deve ser observado nas correspondências particulares. Seu trabalho é o espelho de sua capacidade!

· Observe o princípio da Qualidade Total, que significa “fazer sempre certo da primeira vez”.

· Lembre-se de que aquilo que você escrever deve ser entendido na primeira leitura.

· Se você quiser que seu trabalho seja lido e analisado por seus superiores, seja breve. Quanto menor o texto, maior a chance de ser lido por eles.
Saiba aonde você quer chegar

Antes de redigir, se possível faça um esboço, listando e organizando suas principais idéias e argumentos. Ele lhe ajudará a não se desviar da questão central. Lembre-se de ordenar as idéias de forma coerente e lógica.

Torne a leitura fácil e agradável

Os parágrafos e sentenças curtos são mais fáceis de ler do que os longos. Mande “e-mails”, ofícios ou cartas, não romances. Para enfatizar, sublinhe sentenças e enumere os pontos principais.
Evite usar "clichês"

· Use suas próprias palavras.
· Clichê - O último, mas não menos importante...
· Direto - Por último...

Evite o uso de advérbios vagos

· Evite advérbios não esclarecedores, como "muito", "pouco", "razoavelmente".
· Vago - O projeto está um pouco atrasado.
· Direto - O projeto está uma semana atrasado.

Use uma linguagem simples e direta

· Evite o jargão técnico e prefira as palavras conhecidas. Não esnobe o seu português.
· Jargão - Input, Output.
· Português comum: fotos, informações, resultados.

Ache a palavra certa
Use palavras que você conheça exatamente o significado. Aprenda a consultar o dicionário para evitar confusões. Palavras mal-empregadas são percebidas facilmente por um bom leitor e depõem contra você.
Não cometa erros de ortografia
Após concluir seu trabalho, sempre utilize o corretor ortográfico de seu processador de textos. Observe que nem sempre ele corrigirá tudo! Uma vez que uma palavra existe no dicionário o computador não a marcará como errada. Por isso mesmo leia o texto antes de imprimi-lo.
Em caso de dúvida, consulte o dicionário (alguns podem ser até mesmo instalados no computador) ou peça a alguém para revisar seu trabalho. Uma redação incorreta pode indicar negligência de sua parte e impressionar mal o leitor.
Não exagere na elaboração da mensagem
Escreva somente o necessário, procurando condensar a informação. Seja sucinto, sem excluir nenhum ponto - chave.
Ataque o problema
Diga o que você pensa sem rodeios. Escreva com simplicidade, naturalidade e confiança.

Evite palavras desnecessárias

· Escreva o essencial. Revise e simplifique.
· Não escreva: plano de ação, fazer um debate, estudar em profundidade no evento de, com o propósito de, a nível de diretoria.
· Escreva: plano, debater, estudar, se, para, pela diretoria.

Evite abreviações, siglas e símbolos

Sempre que utilizar uma sigla pela primeira vez, o seu significado deve vir a seguir, entre aspas. Exemplo: “o SENAC (Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial)”, ...

Não se contente com o primeiro rascunho
Reescreva. Revise. Acima de tudo, corte. Quando se tratar de um trabalho importante, faça uma pausa, entre o primeiro e o segundo rascunho, de pelo menos uma noite. Volte a ele com um olhar crítico e imparcial.
Dica Importante
Ao computador, uma dica que pode e deve ser utilizada é manter os rascunhos em uma pasta criada especificamente para isso. Nomeada, portanto “Rascunho”. Para concluir o trabalho, após todas as correções e eventuais modificações feitas no texto, salvar o mesmo arquivo na pasta adequada.

ORIENTAÇÕES TÉCNICAS de COMO FAZER CARTAS COMERCIAIS

Margens:
Margem esquerda: 3 cm (aconselhável).
Margem direita: 2 cm.
Margem superior: de 2 cm.
Margem inferior: de 2 cm.

Espaço: o espaço padrão entre as linhas é o espaço 1,5, no caso do processador de textos Word , por exemplo.
O que deve conter a carta:
1- Cabeçalho: contém número da carta, data (dia, mês e ano da emissão da carta), local, identificação do destinatário (nome, função, endereço...), referência (o que resume o assunto da carta), "aos cuidados de" (referindo-se ao intermediário da carta), vocativo ("Prezado (a) senhor (a)" seguido de vírgula).
2- Texto: é constituído por um só bloco, subdividido em parágrafos. Estes parágrafos podem ser separados por dois espaços duplos.
3- Fecho da carta:
Despedida - cordialmente, quando a carta é destinada para alguém de cargo paralelo ou inferior ao de quem assina a carta. Atenciosamente, quando a carta é enviada para alguém de cargo superior ao de quem assina. Essas palavras devem ser seguidas de vírgula.
Assinatura - nome e cargo do assinante.
c) Pós-escrito - lembretes, abreviado por P.S.
d) lista dos anexos, colocada geralmente à esquerda, referindo-se a documentos em anexo.
e) Cópia - alinhado a esquerda, referindo-se a(s) pessoa(os) para quem foi enviada cópia.
f) Abreviaturas do redator - última linha da carta colocada discretamente à esquerda.
COMO FAZER CIRCULARES
Tipos:
Circular Interna - enviada por funcionário de órgão público ou de empresa privada, com nível hierárquico superior que veicula uma ordem ou informações entre seus subordinados.
Circular Externa - para um público maior, como por exemplo os associados de um clube, clientes, consumidores, etc.
O que deve conter a circular:
1- Timbre: nome, endereço e empresa que está enviando a informação, impresso no alto da página.
2- Título: a palavra CIRCULAR escrito em letras maiúsculas, no centro ou lado esquerdo da página. Logo em seguida vem número do documento.
3- Data: pode constar de três maneiras diferentes:
a) Depois do título, precedido por vírgula com a preposição "de" e todos as letras em maiúsculas.
b) Abaixo do título, com letras minúsculas e com a preposição "Em".
c) Na mesma linha do título, alinhada à direita, todas as letras minúsculas exceto as iniciais. Neste caso, o título passa para a esquerda da página, escrita de forma abreviada.
4 - Ementa: resumo do assunto ao qual se refere a circular.
5 - Invocação: forma de tratamento adequado ao público destinatário. Uso opcional. Colocada no lado esquerdo da página.
6 - Texto: início com três linhas abaixo da invocação ou ementa.
7 - Assinatura: nome e cargo do remetente que assina. Escrito a quatro linhas abaixo do fecho.
8 - Iniciais do redator: colocadas na última linha da página, à esquerda. Se houver a necessidade de enviar outros papéis com a circular, acrescenta-se o item "anexo" escrito duas linhas abaixo da assinatura, à esquerda da página.
COMO FAZER MEMORANDOS
Tipos:
Interno - quando é enviado a determinado funcionário do mesmo órgão que o expede.
Externo - quando é enviado a uma pessoa que não trabalha na empresa.
· O que deve ter no memorando:
1 - Timbre: logotipo da instituição com nome impresso no alto do página.
2 - Código e número: localizado à esquerda da página, umas três linhas abaixo do timbre. E sigla ou código do setor que emite o documento, assim como seu número separado por barra ou hífen.
3 - Data e local: colocado na mesma linha do código, à direita da página. O nome do localidade é escrito por extenso e o data pode ser sob forma verbal ou numérica.
4 - Ementa: nome do assunto de que trata o memorando, colocado a duas linhas abaixo do local.
5 - Título e destinatário: escreve-se a palavra MEMORANDO com letras maiúsculas, a preposição "para", o forma de tratamento adequado e o cargo do destinatário.
6 - Texto: com cerca de cinco linhas abaixo do título e destinatário. Contém:
Exposição - é o explicação do assunto referido na ementa.
Fecho - cumprimento final. Resume-se a termos como "grato", "atenciosamente"..
7 - Assinatura: nome do remetente com as iniciais maiúsculas e logo abaixo seu cargo, com todos as letras maiúsculas. Colocado a cerca de três linhas abaixo do fecho.
COMO ELABORAR RELATÓRIOS

O que deve ter no relatório:
1 - Denominação: é a palavra RELATÓRIO, seguido de sua especificação. Ex.: Relatório de pesquisa...
2- Apresentação: contém lugar e data, autor do relatório (nome e função) e assunto (resumo do conteúdo).

3 - Texto: é apresentado em partes e possui exposição, apreciação e avaliação de fatos. Depois desses tópicos, serão tiradas as conclusões, de onde podem-se sugerir procedimentos.
4 - Fecho: é a assinatura do autor, abaixo do cumprimento de cortesia.
5 - Anexos: documentos necessários para a complementação do relatório (tabelas, gráficos...)
Dicas: · Quanto menos palavras tiver uma carta, melhor.
· Quando a carta for longa demais, não se esqueça de numerar as páginas.
· Recado e bilhete possuem texto curto e objetivo.
· Discipline seu pensamento para escrever bem.
· Quando você tiver dúvidas, consulte o dicionário. Isso amplia seu vocabulário.
· O hábito do leitura amplia o domínio do idioma.

O ARQUIVO

Em toda empresa, existe um grande volume de documentos que precisam ser conservados de uma maneira organizada para serem localizados com facilidade. Isso é a função do arquivo.

1 - Um arquivo deve ter:

a) Simplicidade: o arquivo deve ser simples para que outras pessoas possam consultá-lo com facilidade.
b) Flexibilidade: adote um método que permita expandir o arquivo, sempre que aumentar os documentos o serem arquivados.
c) Acessibilidade: um arquivo bem organizado colabora parca que qualquer consulta seja feita rapidamente e com exatidão.
d) Uniformidade e disciplina: organize seu arquivo de maneira uniforme e homogênea para facilitar a consulta.

2 - Para que você possa selecionar os documentos que devem ser arquivados, você deve conhecer a natureza e a finalidade do arquivo.

3 - É recomendado que, de tempos em tempos, geralmente num período de um ano, faça-se uma análise dos documentos arquivados para verificar a necessidade de mantê-los guardados.

4 - Evite, sempre que possível, arquivar mais de uma cópia do mesmo documento.

5 - O sistema de arquivamento deve ser escolhido de acordo com o volume, a frequência de consultas e o tipo de material a ser preservado.

6 - Você pode organizar um arquivo, classificando-o por:

· nomes de pessoas;
· nomes de empresas;
· assuntos ou temas;
· nomes de lugares;
· ordem de chegada do documento ao arquivo (cronológica);
· uma combinação dos itens anteriores;
· outra forma qualquer que facilite o seu usuário o encontrar as informações rapidamente.

7 - Para evitar erro no arquivamento, quando o volume de pastas for grande, é indicado o método numérico, acompanhado de um índice.
8 - Organize de uma maneira para que diariamente por 15 minutos (de preferência no ausência do seu chefe), você cuide do arquivo.

ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS EM UM COMPUTADOR

Com a utilização de microcomputadores em praticamente todas as empresas, escolas e demais instituições, é preciso que o operador de computador saiba como proceder ao arquivamento da documentação de onde trabalha.
Para isso é fundamental o conhecimento do sistema de pastas e arquivos com os quais o computador trabalha.

Através do Sistema Operacional Windows e de seu acessório Windows Explorer, as diversas pastas existentes em casa computador podem ser vistas. Dentre elas a pasta Meus Documentos, que podem e devem conter sub-pastas de acordo com as necessidades de cada usuário. Assim, dentro da pasta Meus Documentos poderíamos criar a pasta Escritório e dentro da pasta Escritório, sub-pastas com os nomes dos principais tipos de documentos usados.
Teríamos aí um grande volume de documentos que precisam ser conservados de uma maneira organizada para serem localizados com facilidade. Isso é a função do arquivo.

1 - Um arquivo deve ter:

a) Simplicidade: o arquivo deve ser simples para que outras pessoas possam consultá-lo com facilidade.
b) Flexibilidade: adote um método que permita expandir o arquivo, sempre que aumentar os documentos o serem arquivados.
c) Acessibilidade: um arquivo bem organizado colabora parca que qualquer consulta seja feita rapidamente e com exatidão.
d) Uniformidade e disciplina: organize seu arquivo de maneira uniforme e

DICAS PARA SER CADA VEZ MAIS EFICIENTE

Segurança
Para transmitir segurança e conquistar a confiança do seu chefe e das pessoas que estão a sua volta, procure certificar-se das informações que recebe e transmite.

Organização

Manter a mesa, as gavetas, as estantes e o arquivo organizados, e a agenda e o índice telefônico atualizados, transmite uma sensação de organização e o trabalho flui melhor.

Não deixar nada para depois: resolver todos as tarefas possíveis, assim que chegarem às suas mãos, permite que você mantenha seu trabalho sempre em dia, e sem acúmulos. Habitue-se a determinar as prioridades, fazendo as coisas mais importantes primeiro. O sucesso deriva de fazer as coisas realmente importantes, que levam a resultados.

Entusiasmo

Para vencer os desafios do cotidiano, é importante ter entusiasmo e para isso, você precisa agir entusiasticamente. Não espere condições favoráveis para realizar determinadas atividades, e sim, realize as tarefas com entusiasmo. Segundo técnicas motivacionais, não é o sucesso que traz o entusiasmo, é o entusiasmo que traz o sucesso.

Boa comunicação

Ao falar, seja natural, pronuncie bem as palavras. Fale com boa intensidade, numa altura adequada para cada ambiente. Não fale nem muito rápido, nem muito devagar, faça-se entender alternando a altura e a velocidade da voz. Procure utilizar um vocabulário simples, objetivo e suficiente para expressar todas as suas idéias e pensamentos.

Gramática

Não deixe que erros gramaticais atrapalhem seu trabalho ou até destruam sua imagem. Procure sempre tirar dúvidas. A leitura é uma boa fonte de aprendizado. Sempre que possível faça uma revisão nas regras de acentuação vigentes para que você esteja sempre atualizada. Tenha um bom dicionário à mão e não se envergonhe de consultá-lo com frequência. Agindo desse modo você aprenderá cada vez mais e certamente evitará que muitos erros sejam cometidos, os quais, certamente, prejudicariam sua imagem de boa profissional.

Criatividade

É um fator muito importante na solução dos problemas dodia-a-dia. Permite que você solucione seus problemas mais depressa.
Na atual conjuntura as empresas dão preferência a pessoas mais criativas, que apresentem idéias, soluções e não simplesmente trabalhem como simples robôs, ou seja, mecanicamente a executar tarefas predeterminadas. Procure identificar eventuais problemas, na sua área de atribuições, e tente vislumbrar soluções para resolvê-los. Preferencialmente, quando tiver que apresentar algum problema ao seu chefe mostre também algumas sugestões para a solução, estudadas por você.

ORIENTAÇÕES GERAIS

Para redigir documentos mais comuns, como ofícios, pedidos, comunicados, se você não tem ainda muita prática, procure basear-se nos modelos existentes, tornando-os adequados à sua necessidade, ou seja, modificando a redação (acrescentando, alterando, suprimindo) de forma a atender seu objetivo.
Em seu trabalho, procure ler bastante a documentação existente, no sentido de observar a redação e assim poder aprender mais. Não esqueça que esses documentos eventualmente poderão também ter erros e você será capaz de corrigi-los.


João Ribeiro da Silva Neto é diretor do Portal Messejana e Analista de Informações.